Hướng dẫn một số báo cáo hoá đơn điện tử

1. Báo cáo tình trạng hoá đơn

• Vào phân hệ Bán hàng/ Hoá đơn điện tử…/ Báo cáo tình trạng hoá đơn.

• Lọc thông tin cần lên báo cáo:

• Kết quả báo cáo: lên cho tất cả các hoá đơn.

• Giải thích một số tính năng trên thanh công cụ tại màn hình kết quả báo cáo:

• • Gửi lại thông tin qua thư điện tử: cho phép gửi lại thông tin hoá đơn điện tử qua thư điện tử cho người mua.
  • Thay đổi thông tin thư điện tử: trường hợp địa chỉ thư điện tử của người mua hệ thống ghi nhận khi phát hành bị sai, muốn gửi lại theo địa chỉ thư điện tử mới thì sử dụng tính năng này.
  • Xem bản thể hiện hoá đơn điện tử: cho phép xem bản thể hiện hoá đơn điện tử dưới dạng tệp PDF.
  • Chuyển đổi hoá đơn điện tử: cho phép chuyển đổi hoá đơn điện tử sang chứng từ giấy theo qui định. Nhập vào tên người chuyển đổi và xác nhận lại mật khẩu đăng nhập khi thực hiện.

2. Báo cáo hoá đơn điều chỉnh, thay thế

• Vào phân hệ Bán hàng/ Hoá đơn điện tử…/ Báo cáo hoá đơn điều chỉnh, thay thế.

• Lọc thông tin cần lên báo cáo:

• Kết quả báo cáo: hiển thị thông tin hoá đơn bị điều chỉnh/thay thế và thông tin hoá đơn điều chỉnh/thay thế tương ứng.

3. Báo cáo hoá đơn huỷ (xoá bỏ)

• Vào phân hệ Bán hàng/ Hoá đơn điện tử…/ Báo cáo hoá đơn huỷ.

• Lọc thông tin cần lên báo cáo:

• Kết quả báo cáo: hiển thị thông tin hoá đơn bị huỷ/xoá bỏ, bị thay thế.

4. Kiểm tra trạng thái hoá đơn

• Vào phân hệ Bán hàng/ Hoá đơn điện tử…/ Kiểm tra trạng thái hoá đơn.
• Lọc thông tin cần kiểm tra:

• Kết quả kiểm tra: hiển thị các hoá đơn chưa được phát hành hoặc phát hành không thành công (có Trạng thái = Chờ xác thực) (nếu có).

• Cập nhật trạng thái hoá đơn điện tử: chọn hoá đơn cần cập nhật, nhấn vào biểu tượng Cập nhật trạng thái hoá đơn điện tử trên thanh công cụ, kết quả xử lý:

• • Nếu hoá đơn đã được phát hành thành công thì sẽ được chuyển sang Trạng thái = Đã xác thực.
  • Nếu hoá đơn vẫn chưa phát hành được thì sẽ được chuyển về Trạng thái = Chưa xác thực. Tại trạng thái này, người dùng mới có thể vào chức năng Phát hành hoá đơn điện tử để lọc và phát hành lại.
• Xem thêm chức năng Kiểm tra trạng thái hóa đơn theo gói.

5. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn

• Đăng nhập vào Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice.
• Vào phân hệ Đăng ký hoá đơn/ Báo cáo/ Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.
• Lọc thông tin cần lên báo cáo:

• • Lưu ý: khai báo thông tin Công ty tại chức năng Hệ thống/ Khai báo thông tin công ty (trên hệ thống Fast e-Invoice).

• Kết quả báo cáo (kết xuất ra tệp Excel):

• Lưu ý:

• • Thông tin Công ty (điều kiện lọc) phải được khai báo tại chức năng Hệ thống/ Khai báo thông tin công ty (Fast e-Invoice) để hệ thống lấy một số thông tin liên quan khi lên báo cáo.
  • Các ký hiệu hoá đơn đăng ký phát hành phải được khai báo tại chức năng Đăng ký hoá đơn/ Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (Fast e-Invoice) để lên được báo cáo.
  • Số liệu báo cáo sau khi đã kiểm tra đúng, nhấn vào biểu tượng Cập nhật số lượng tồn hoá đơn trên thanh công cụ để hệ thống lưu lại thông tin hoá đơn tồn cuối quý, làm cơ sở để lên số liệu đầu kỳ cho báo cáo quý sau.