Chức năng

• Khai báo các tài khoản cập nhật phát sinh chung, cuối kỳ cần phân bổ cho các đối tượng (tài khoản, bộ phận, công trình/vụ việc, hợp đồng,…).

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Tổng hợp/ Khai báo/ Khai báo các bút toán phân bổ tự động

• Giải thích một số trường thông tin:

• • Số thứ tự: số thứ tự ưu tiên thực hiện trước sau cho các bút toán phân bổ.
  • Loại phân bổ:
  • Loại 1: hệ thống sẽ hạch toán bên Có của Tài khoản phân bổ (thông thường là các tài khoản chi phí cần phân bổ).
  • Loại 2: hệ thống sẽ hạch toán bên Nợ của Tài khoản phân bổ (thông thường là các tài khoản doanh thu cần phân bổ).
  • Danh sách tài khoản nợ/Danh sách tài khoản có: nhập vào các tài khoản cần lấy số phát sinh làm hệ số phân bổ (nếu muốn hệ số tính tự động). Nếu để trắng thì khi thực hiện bút toán phân bổ, người dùng phải tự cập nhập hệ số phân bổ cho các đối tượng nhận phân bổ.
  • Lưu ý:
    • 1. Trường hợp có nhiều cặp định khoản cần lấy số phát sinh làm hệ số phân bổ thì nhấn vào biểu tượng Khai báo chi tiết trên thanh công cụ thẻ Chi tiết để khai báo. Riêng cột Cộng/Trừ là để xác định dấu của số phát sinh (tức cộng vào hay trừ đi khi tính tổng hệ số từ các cặp định khoản).
    • 2. Tại mỗi ô nhập, nếu có nhiều tài khoản thì giữa các tài khoản cách nhau dấu phẩy.
    • 3. Nếu đối tượng nhận phân bổ chi tiết theo Vụ việc, Bộ phận, Hợp đồng (khai báo ở thẻ Chi tiết) thì khi tính hệ số sẽ tính theo đúng số phát sinh của các đối tượng này làm hệ số phân bổ.
  • Tài khoản nhận phân bổ/Mã vụ việc/Bộ phận/Hợp đồng: nhập các đối tượng nhận phân bổ. Trường Tài khoản nhận phân bổ là bắt buộc nhập, riêng các trường khác là không bắt buộc (tuỳ theo yêu cầu nghiệp vụ).

• Nhấn Lưu.

Chức năng

• Dùng để tạo các bút toán phân bổ tự động cuối kỳ cho các tài khoản khai báo.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Tổng hợp/ Bút toán tự động cuối kỳ/ Bút toán phân bổ tự động

• Chọn kỳ/năm cần tạo bút toán phân bổ. 

• Nhấn Nhận.

• Màn hình hiện các tài khoản cần tạo bút toán phân bổ:

• Giải thích một số nút xử lý trên thanh công cụ:

• • Nút Tính hệ số phân bổ: dùng để tính hệ số phân bổ tự động cho các tài khoản phân bổ có khai báo tiêu chí tính hệ số phân bổ tự động dựa vào các tài khoản khác.
  • Nút Sửa hệ số phân bổ: dùng để kiểm tra, sửa lại hệ số sau khi hệ thống tự động tính hoặc người dùng tự nhập hệ số (trường hợp không tính tự động).

• • Nút Phân bổ: tạo các bút toán phân bổ tự động cuối kỳ cho các tài khoản được chọn. Lưu ý: chỉ thực hiện sau khi đã tính hoặc nhập hệ số đầy đủ.
  • Nút Xoá phân bổ: xoá các bút toán phân bổ đã được tạo trước đó.

• Lưu ý:

• • Trường hợp khai báo đối tượng nhận phân bổ chi tiết theo Vụ việc, Bộ phận, Hợp đồng thì hệ thống chỉ phân bổ đối với các phát sinh không chỉ rõ cho các mã đối tượng này. Riêng các phát sinh có chỉ rõ thì hệ thống sẽ kết chuyển tương ứng cho từng đối tượng. 

• Báo cáo kiểm tra kết quả phân bổ:

• • Bảng kê chứng từ (lọc mã chứng từ = PK4).
  • Sổ kế toán chi tiết các tài khoản liên quan.

• In chứng từ hạch toán (lưu sổ): vào phân hệ Tổng hơp/ Bút toán tự động cuối kỳ/ In các bút toán tự động.