Hạch toán

1. Trường hợp xuất điều chuyển kiêm nhập điều chuyển:

Nợ TK 157                             Hàng gửi đi bán

Có TK 155, 156            Thành phẩm; Hàng hóa

2. Trường hợp xuất điều chuyển và nhập điều chuyển riêng biệt:

• Hạch toán khi xuất điều chuyển:

Nợ TK 151                             Hàng mua đang đi trên đường

Có TK 155, 156,…        Thành phẩm; Hàng hóa;…

• Hạch toán khi nhập điều chuyển vào kho đai lý:

Nợ TK 157                             Hàng gửi đi bán

Có TK 151                     Hàng mua đang đi trên đường

Hướng dẫn thực hiện

1. Trường hợp xuất điều chuyển kiêm nhập điều chuyển:

• Vào phân hệ Tồn kho\ Phiếu xuất điều chuyển, chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Khai báo các thông tin chung: mã kho xuất, mã kho nhập, mã giao dịch, diễn giải, ngày hạch toán, trạng thái,…

• • Mã kho nhập: chọn mã kho đại lý.
  • Tại trường Số bước (1/2) chọn 1 – Điều chuyển 1 bước.

• Khai báo thẻ Chi tiết: mã hàng, số lượng, giá, tiền, mã nhập xuất, tài khoản nợ, tài khoản có,…

• • Mã nhập xuất: chọn lý do xuất được khai báo ở Danh mục lý do nhập, xuất.
  • Tài khoản nợ: chương trình ngầm định theo tài khoản được khai báo trong Mã nhập xuất (nếu có), được phép sửa lại. Trường hợp không muốn tạo bút toán hạch toán trong nghiệp vụ này thì nhập Tài khoản nợ = Tài khoản có.
  • Tài khoản có: ngầm định theo mã hàng khai báo ở Danh mục hàng hóa, vật tư. Trường hợp muốn sửa lại tài khoản này thì trong Danh mục hàng hóa, vật tư phải tích chọn ô Sửa tài khoản vật tư.

• Nhấn Lưu.
• Lưu ý:

• • Phiếu xuất điều chuyển (1 bước): sau khi lưu phiếu, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu nhập điều chuyển vào kho đai lý. Thông tin phiếu nhập điều chuyển được ngầm định tương tự như Phiếu xuất điều chuyển và không hiển thị ở chức năng Phiếu nhập điều chuyển, người dùng chỉ có thể xem thông qua báo cáo, sổ sách vật tư.

• Chọn biểu tượng In trên thanh công cụ để in chứng từ.

2. Trường hợp xuất điều chuyển và nhập điều chuyển riêng biệt:

2.1. Xuất điều chuyển:

• Vào phân hệ Tồn kho\ Phiếu xuất điều chuyển, chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Khai báo các thông tin chung: mã kho xuất, mã kho nhập, mã giao dịch, diễn giải, ngày hạch toán, trạng thái,…

• • Mã kho nhập: chọn mã kho đại lý.
  • Tại trường Số bước (1/2) chọn 2 – Điều chuyển 2 bước.

• Khai báo thẻ chi tiết: mã hàng, số lượng, giá, tiền, mã nhập xuất, tài khoản nợ, tài khoản có,…

• • Mã nhập xuất: chọn lý do xuất được khai báo ở Danh mục lý do nhập, xuất.
  • Tài khoản nợ: chương trình ngầm định theo tài khoản được khai báo trong Mã nhập xuất (nếu có), được phép sửa lại.
  • Tài khoản có: ngầm định theo mã hàng khai báo ở Danh mục hàng hóa, vật tư. Trường hợp muốn sửa lại tài khoản này thì trong Danh mục hàng hóa, vật tư phải tích chọn ô Sửa tài khoản vật tư.

• Nhấn Lưu.
• Chọn biểu tượng In trên thanh công cụ để in chứng từ.

2.2. Nhập điều chuyển vào kho đại lý:

• Vào phân hệ Tồn kho\ Phiếu nhập điều chuyển, chọn Phiếu nhập điều chuyển được sinh ra tự động từ Phiếu xuất điều chuyển (2 bước) và nhấn vào biểu tượng Sửa trên thanh công cụ.

• Trạng thái: hệ thống ngầm định = 0. Lập chứng từ khi tự động sinh ra từ Phiếu xuất điều chuyển (2 bước), người dùng cần phải cập nhật lại trạng thái mới.
• Tài khoản nợ: ngầm định theo Tk đại lý của mã hàng khai báo ở Danh mục hàng hóa, vật tư. Trường hợp muốn sửa lại tài khoản này thì trong Danh mục hàng hóa, vật tư phải tích chọn ô Sửa tài khoản vật tư.
• Các thông tin khác: cho phép sửa lại (trừ thông tin Giá, Tiền không được phép do được gán tự động theo Giá, Tiền của Phiếu xuất điều chuyển).
• Nhấn Lưu.
• Chọn biểu tượng In trên thanh công cụ để in chứng từ.

Lưu ý

• Mã kho nhập: mỗi đại lý cần phải tạo một mã kho riêng để theo dõi nhập/xuất/tồn hàng ký gửi.
• Mã giao dịch: cho phép tạo các mã giao dịch nhập/xuất khác nhau tùy theo yêu cầu quản lý (xem hướng dẫn tại Danh mục mã giao dịch).
• Giá, Tiền ở Phiếu xuất điều chuyển:

• • Giá đích danh: người dùng tự cập nhật bằng cách tích chọn ô Giá đích danh và nhập giá. 
  • Giá trung bình tháng, trung bình di động theo ngày: hệ thống tự động tính và áp giá sau khi thực hiện Tính giá hàng tồn kho cuối kỳ. Trường hợp đặc biệt, cần áp giá đích danh cho một  nghiệp vụ cụ thể nào đó thì tích chọn ô Giá đích danh và tự nhập giá (hệ thống sẽ không áp lại giá trung bình cho các phiếu này khi thực hiện tính giá cuối kỳ).
  • Giá NTXT: hệ thống tự động tính và áp giá sau khi thực hiện Tính giá hàng tồn kho cuối kỳ. Trường hợp đặc biệt, cần áp giá đích danh cho một  nghiệp vụ cụ thể nào đó thì tích chọn ô Giá đích danh, nhấn nút Xem phiếu nhập ở thanh công cụ của thẻ Chi tiết để chọn phiếu nhập cần lấy giá đích danh.

• Giá, Tiền ở Phiếu nhập điều chuyển: tự động gán bằng Giá, Tiền ở Phiếu xuất điều chuyển, không được phép sửa.
• Phiếu nhập điều chuyển (2 bước) sau khi đã thay đổi Trạng thái thì sẽ không được phép sửa Phiếu xuất điều chuyển. Nếu muốn sửa thì phải chuyển trạng thái của Phiếu nhập điều chuyển về 0. Lập chứng từ.
• Trường hợp nhập điều chuyển khác tháng với xuất điều chuyển thì không được phép dùng Phiếu xuất điều chuyển (2 bước) vì hệ thống sẽ không áp giá được cho phiếu nhập điều chuyển. Khi đó, phải sử dụng Phiếu xuất điều chuyển (1 bước), ghi nhận vào kho đi đường và hạch toán thông qua TK 151 – Hàng đang đi đường. Khi nhận hàng thì sẽ làm Phiếu xuất điều chuyển (1 bước) để chuyển hàng từ Kho đi đường về kho thực tế (bên nhận).

Báo cáo kiểm tra, đối chiếu

• Sổ chi tiết tài khoản.
• Sổ chi tiết vật tư.
• Bảng kê phiếu nhập.
• Bảng kê phiếu xuất.