Chức năng

• Dùng để quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong kỳ (bao gồm tệp XML và bản thể hiện hóa đơn điện tử).
• Lưu ý: người dùng có nhu cầu cần liên hệ nhân viên tư vấn Fast để cập nhật, nâng cấp trước khi sử dụng tính năng này. 

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Mua hàng/ Hóa đơn đầu vào/ Danh sách hóa đơn đầu vào.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
• Nhấn nút Lấy dữ liệu và chọn tệp XML cần cập nhật.

• Thông tin chung:

• • Các thông tin: mst người bán, tên người bán, mst người mua, tên đơn vị, số hóa đơn, mẫu số, ký hiệu,… sẽ được cập nhật tự động từ tệp dữ liệu hóa đơn điện tử (XML) và không được phép sửa lại.
  • Mã hàng tham chiếu: được ngầm định từ Danh mục hàng hóa – vật tư khi tên mặt hàng trên XML trùng với tên vật tư trong Danh mục hàng hóa – vật tư, ngược lại để rỗng.
  • Trạng thái:

1 – Sai thông tin: được hệ thống tự động thể hiện nếu có thông tin sai khác giữa hóa đơn và đơn vị đang cập nhật (như: tên, địa chỉ, mã số thuế).

2 – Đúng thông tin: thể hiện trạng thái này nếu thông tin đã khớp đúng.

3 – Đã kiểm tra: trạng thái này cho phép người dùng chủ động cập nhật (bỏ qua) sau khi hệ thống phát hiện sai thông tin (nếu cần).

• Thẻ Thuế: thể hiện chi tiết thông tin thuế của hóa đơn đầu vào từ tệp dữ liệu XML.

• Thẻ thông tin Người bán: thể hiện thông tin người bán từ tệp dữ liệu XML.

• Thẻ thông tin Người mua: thể hiện thông tin người mua từ tệp dữ liệu XML.

• Thẻ thông tin Chữ ký số: thể hiện thông tin chữ ký số và ngày ký số của người bán và cơ quan thuế.

• Thẻ Kiểm tra:

• • Mã tra cứu/Đường dẫn tra cứu: ngầm định từ tệp dữ liệu XML, được phép sửa lại.
  • Nội dung lỗi: thể hiện chi tiết thông tin sai khi trạng thái chứng từ = 1 – Sai thông tin.

• Thẻ Khác: thể hiện thông tin chứng từ kế toán được lấy dữ liệu từ hóa đơn đầu vào.

• • Chứng từ: danh sách các chứng từ kế toán cho phép lấy dữ liệu từ hóa đơn đầu vào, được ngầm định khi lấy dữ liệu XML mới theo khai báo tại chức năng Khai báo chứng từ cho hóa đơn đầu vào hoặc người dùng tự nhập.
  • Số chứng từ/Ngày chứng từ/Trạng thái: 

Hệ thống tự cập nhật đối với chứng từ được tạo trực tiếp tại Danh sách hóa đơn đầu vào hoặc tạo trực tiếp tại chứng từ với nguồn lấy dữ liệu là Hóa đơn đầu vào, không cho phép sửa.

Người dùng tự cập nhật: nếu nhập đúng thông tin chứng từ, số chứng từ, ngày chứng từ có tồn tại trên hệ thống thì chương trình sẽ tự động cập nhật thành Trạng thái = 2 – Đã tạo và không cho phép sửa, ngược lại cho phép sửa.

• Nhấn Lưu.
• In hóa đơn:

Lưu ý

• Tiện ích:

• • Tiện ích Kiểm tra thông tin người bán: chương trình sẽ tự động kết nối API và trả về kết quả thông tin người bán tương ứng.
  • Tiện ích Cập nhật bản thể hiện: cho phép tải lên bản thể hiện PDF gốc của hóa đơn (nếu có).
  • Tiện ích Cập nhật thông tin tra cứu: cho phép cập nhật các thông tin mã tra cứu, đường dẫn tra cứu cho hóa đơn đầu vào.

• Số hóa đơn/Mẫu số/Ký hiệu/Ngày hóa đơn: ngầm định từ hóa đơn đầu vào, không được phép sửa lại.

  Mã tra cứu/Đường dẫn tra cứu: ngầm định từ hóa đơn đầu vào, được phép sửa lại.

  • Tiện ích Lấy dữ liệu từ thư điện tử (Email): chương trình sẽ tự động lấy các tệp XML và PDF của hóa đơn đầu vào trong hộp thư điện tử được khai báo tại chức năng Khai báo thông tin thư điện tử nhận hóa đơn (nếu có).
  • Tiện ích Xóa các bản ghi: cho phép xóa đồng thời nhiều hóa đơn được tích chọn.

• Lấy dữ liệu từ Tổng cục Thuế:

• • Bước 1: Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử cơ quan thuế.

Nhấn nút Xử lý trên thanh công cụ và chọn Đăng nhập hệ thống…

Khai báo các thông tin đăng nhập hệ thống cơ quan thuế:

Mã số thuế: chọn mã số thuế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Tên đăng nhập: khai báo tên đăng nhập trên hệ thống hóa đơn điện tử của thuế, được ngầm định bằng mã số thuế được chọn ở trên và cho phép nhập lại.

Mật khẩu: nhập mật khẩu đăng nhập tài khoản trên hệ thống hóa đơn điện tử của thuế.

• • Bước 2: Lấy dữ liệu 

Nhấn nút Xử lý trên thanh công cụ và chọn Lấy dữ liệu…

Màn hình điều kiện lọc: 

Tên đăng nhập: chỉ hiển thị khi đã thực hiện Đăng nhập hệ thống bước trên.

Khai báo các thông tin lọc mong muốn và nhấn Nhận.

• Nút Tạo chứng từ:

• • Cập nhật mã chứng từ theo khai báo: tiện ích cho phép cập nhật mã chứng từ hàng loạt cho hóa đơn đầu vào theo khai báo tại chức năng Khai báo chứng từ cho hóa đơn đầu vào.

• • Tạo chứng từ kế toán:

Bước 1: Chọn các hóa đơn cần tạo chứng từ kế toán.

Bước 2: Nhấn nút Tạo chứng từ trên thanh công cụ và chọn chứng từ cần tạo.

Bước 3: Màn hình hóa đơn xuất hiện, nhập các thông tin và nhấn Nhận.

Bước 4: Màn hình thêm mới của chứng từ xuất hiện với các thông tin được lấy từ bước 3, kiểm tra, nhập đủ các thông tin nhập liệu và nhấn Lưu. 

• • Tiện ích tạo mã nhà cung cấp tự động: cho phép tạo mã nhà cung cấp tại màn hình chi tiết hóa đơn đầu vào

Tại màn hình chi tiết hóa đơn đầu vào: tại trường Mã ncc, nếu chưa có mã và muốn tạo mã ncc thì bấm mũi tên xuống, chương trình sẽ hiện màn hình thêm mới mã ncc với các thông tin ngầm định từ tệp XML của hóa đơn và các thông tin ngầm định từ chức năng Khai báo tham số ngầm định theo người sử dụng (nếu có).

• • Tiện ích gộp dữ liệu hạch toán tại màn hình chi tiết hóa đơn đầu vào đối với các chứng từ không liên quan vật tư như hóa đơn mua dịch vụ, phiếu chi, phiếu kế toán,…

1 – Có: chương trình sẽ gộp dữ liệu hạch toán các dòng chi tiết hóa đơn đầu vào thành một dòng hạch toán tổng sau khi nhấn Nhận ra màn hình chứng từ. Lưu ý: thông tin về đơn vị tính, số lượng và giá chỉ được ngầm định đối với trường hợp các dòng chi tiết trên hóa đơn đầu vào của cùng một mặt hàng, có cùng giá và đơn vị tính; ngược lại chương trình sẽ để rỗng các thông tin này.

0 – Không: hạch toán theo từng dòng chi tiết hóa đơn đầu vào.

• • Trường Diễn giải ở thẻ chi tiết đối với các chứng từ chọn gộp dữ liệu hạch toán và trường Tên hàng hóa – dịch vụ ở thẻ thuế đầu vào trên chứng từ được ngầm định theo tham số tùy chọn Lấy diễn giải theo tên dịch vụ có giá trị lớn nhất.

Tham số = Có: chương trình sẽ lấy diễn giải của dòng có giá trị tiền lớn nhất.

Tham số = Không: chương trình sẽ lấy diễn giải của dòng đầu tiên.

• Nút Tạo nhanh: tiện ích cho phép tạo từng hóa đơn đầu vào là một chứng từ kế toán riêng khi tích chọn cùng lúc nhiều hóa đơn đầu vào khi tạo chứng từ.

• • Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: chọn các hóa đơn cần tạo chứng từ kế toán.

Bước 2: nhấn nút Tạo nhanh trên thanh công cụ và chọn chứng từ cần tạo. Chương trình chỉ hỗ trợ tạo nhanh cho các chứng từ bên dưới:

Hóa đơn mua hàng trong nước

Hóa đơn mua hàng dịch vụ 

Hóa đơn nhập mua – xuất thẳng

Phiếu thanh toán tạm ứng

Phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua

Phiếu chi

Giấy báo nợ

Bước 3: màn hình khai báo các thông tin đầu vào trên chứng từ xuất hiện. Ví dụ màn hình khai báo của chứng từ Hóa đơn mua hàng trong nước:

Mã nhà cung cấp: được ngầm định từ Danh mục nhà cung cấp dựa vào mã số thuế của người bán.

Tài khoản có: được ngầm định từ trường Tài khoản ngầm định (nếu có) trong Danh mục nhà cung cấp dựa theo mã nhà cung cấp nhập ở trên (chỉ xử lý đối với các chứng từ thuộc phân hệ mua hàng).

Bước 4: nhấn Nhận để tạo hàng loạt chứng từ kế toán.