Hướng dẫn nhập chứng từ phát sinh từ hóa đơn điện tử

Mục lục

Chức năng

Cho phép lấy dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp tại chứng từ kế toán từ các nguồn:

- Chọn tệp ký hóa đơn.
- Hóa đơn đầu vào.
- Hệ thống hóa đơn điện tử.

Các chứng từ được phép lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử:

- Hóa đơn mua hàng trong nước.
- Hóa đơn mua hàng dịch vụ.
- Hóa đơn nhập mua – xuất thẳng.
- Phiếu nhập chi phí mua hàng.
- Phiếu thanh toán tạm ứng.
- Phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua.
- Phiếu nhập hàng bán trả lại.
- Hóa đơn dịch vụ trả lại.
- Phiếu chi.
- Giấy báo nợ.
- Phiếu kế toán.
- Chứng từ phải thu khác, chứng từ bù trừ công nợ.
- Chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ.

Hướng dẫn thực hiện trên hóa đơn mua hàng trong nước

Vào phân hệ Mua hàng\ Hóa đơn mua hàng trong nước
Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
Nhấn nút Lấy dữ liệu: chọn nguồn lấy dữ liệu hóa đơn điện tử

1. Chọn tệp ký hóa đơn: cho phép lấy dữ liệu trực tiếp từ tệp XML.

- Chọn tệp dữ liệu XML cần cập nhật.
- Tại màn hình chi tiết hóa đơn, nhập các thông tin và nhấn Nhận.

Mã nhà cung cấp: được ngầm định từ Danh mục nhà cung cấp nếu mã số thuế người bán trên dữ liệu XML trùng với mã số thuế của nhà cung cấp trong danh mục.

2. Hóa đơn đầu vào: lấy dữ liệu hóa đơn điện tử từ Danh sách hóa đơn đầu vào.

- Màn hình điều kiện lọc: nhập các thông tin điều kiện lọc và nhấn Nhận.

- Màn hình danh sách hóa đơn đầu vào:

Danh sách hóa đơn đầu vào hiển thị theo khai báo tham số tùy chọn Kiểm tra chứng từ đã khai báo tại danh sách hóa đơn đầu vào:

Giá trị = Có: chỉ hiển thị các hóa đơn đầu vào có khai báo mã chứng từ tại thẻ Khác (chức năng Danh sách hóa đơn đầu vào).

Giá trị = Không: hiển thị cả hóa đơn đầu vào có khai báo mã chứng từ và không khai báo mã chứng từ.

- Tích chọn các hóa đơn cần tạo chứng từ và nhấn Nhận.
- Tại màn hình chi tiết hóa đơn đầu vào, nhập các thông tin và nhấn Nhận.

Mã hàng: được ngầm định từ chức năng Cập nhật mã hàng hóa, dịch vụ cho hóa đơn đầu vào nếu có khai báo, ngược lại để rỗng và người dùng tự cập nhật.

3. Hệ thống hóa đơn điện tử: lấy dữ liệu trực tiếp từ Danh sách hóa đơn đầu vào trên hệ thống Fast e-Invoice của doanh nghiệp (nếu có).

- Màn hình điều kiện lọc: nhập các thông tin hóa đơn điện tử cần lấy dữ liệu và nhấn Nhận.

Mã số thuế: mã số thuế người bán.

Lưu ý: đơn vị cơ sở giữa phần mềm kế toán và hóa đơn đầu vào trên hệ thống hóa đơn điện tử phải trùng nhau mới lấy được dữ liệu.

- Tại màn hình chi tiết hóa đơn: nhập các thông tin và nhấn Nhận.

Dữ liệu hóa đơn điện tử được mang vào màn hình nhập liệu của hóa đơn mua hàng, người dùng cập nhật đủ các thông tin còn lại và nhấn Lưu.

Lưu ý

Tiện ích tạo mã nhà cung cấp tự động: cho phép tạo mã nhà cung cấp tại màn hình chi tiết hóa đơn đầu vào

- Tại màn hình chi tiết hóa đơn đầu vào: tại trường Mã ncc, nếu chưa có mã và muốn tạo mã ncc thì bấm mũi tên xuống, chương trình sẽ hiện màn hình thêm mới mã ncc với các thông tin ngầm định từ tệp XML của hóa đơn và các thông tin ngầm định từ chức năng Khai báo tham số ngầm định theo người sử dụng (nếu có).

Tiện ích gộp dữ liệu hạch toán tại màn hình chi tiết hóa đơn đầu vào đối với các chứng từ không liên quan vật tư như hóa đơn mua dịch vụ, phiếu chi, phiếu kế toán,…

1 – Có: chương trình sẽ gộp dữ liệu hạch toán các dòng chi tiết hóa đơn đầu vào thành một dòng hạch toán tổng sau khi nhấn Nhận ra màn hình chứng từ. Lưu ý: thông tin về đơn vị tính, số lượng và giá chỉ được ngầm định đối với trường hợp các dòng chi tiết trên hóa đơn đầu vào của cùng một mặt hàng, có cùng giá và đơn vị tính; ngược lại chương trình sẽ để rỗng các thông tin này.

0 – Không: hạch toán theo từng dòng chi tiết hóa đơn đầu vào.

Trường Diễn giải ở thẻ chi tiết đối với các chứng từ chọn gộp dữ liệu hạch toán và trường Tên hàng hóa – dịch vụ ở thẻ thuế đầu vào trên chứng từ được ngầm định theo tham số tùy chọn Lấy diễn giải theo tên dịch vụ có giá trị lớn nhất.