Chức năng

• Dùng để phân bổ/chỉ định chứng từ thanh toán cho các hóa đơn của một nhà cung cấp, nhằm ghi giảm số tiền còn phải thanh toán của hóa đơn khi lên báo cáo.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Mua hàng/ Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Khai báo các thông tin chung: mã khách, diễn giải, số chứng từ, ngày chứng từ,…

• • Số chứng từ: nhập vào hoặc chọn mã quyển chứng từ đã khai báo sẵn (xem thêm Danh mục quyển chứng từ).
  • Ngày chứng từ: chương trình chỉ hiện các chứng từ thanh toán và hóa đơn có ngày nhỏ hơn hoặc bằng ngày này để phân bổ.

• Khai báo thông tin Chi tiết: số phiếu chi, số hóa đơn, tiền thanh toán,…

• • Chọn phiếu chi: 

• • Chọn hóa đơn cần phân bổ:

• • Nhập số tiền thanh toán:
  • 1. Thanh toán nt (nguyên tệ): nhập vào số tiền theo đồng tiền trên chứng từ thanh toán.
  • 2. Thanh toán qui đổi: qui đổi theo đồng tiền trên hóa đơn. Nếu đồng tiền trên chứng từ thanh toán và hóa đơn giống nhau thì trường này được ngầm định = Thanh toán nt, ngược lại người dùng phải tự qui đổi.
  • 3. Thanh toán: qui đổi về đồng tiền hạch toán (đồng tiền ghi sổ theo qui định). Nếu đồng tiền trên chứng từ thanh toán cũng là đồng tiền hạch toán thì trường này được ngầm định = Thanh toán nt, ngược lại sẽ qui đổi ra tiền hạch toán dựa vào Thanh toán nt và Tỷ giá ghi sổ của hóa đơn, được phép sửa lại.

• Nhấn Lưu.

Chức năng

• Cho phép phân bổ chứng từ thanh toán cho các hóa đơn của một nhà cung cấp với các tiện ích sau:
• • Phân bổ trực quan bằng cách kéo/thả chứng từ thanh toán cho các hóa đơn.
  • Phân bổ tự động dựa vào ngày hóa đơn: ưu tiên phân bổ chứng từ thanh toán cho các hóa đơn có ngày nhỏ nhất.
  • Phân bổ tự động dựa vào hạn thanh toán hóa đơn: ưu tiên phân bổ chứng từ thanh toán cho các hóa đơn có ngày đến hạn thanh toán sớm nhất.
• Sau khi phân bổ, chương trình sẽ tạo ra 1 chứng từ phân bổ tương tự như ở Mục 1. Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn, người dùng có thể vào kiểm tra, chỉnh sửa hoặc xóa chứng từ phân bổ.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Mua hàng\ Xử lý…\ Phân bổ trả tiền hàng tự động cho các hóa đơn.
• Màn hình lọc:

• Chọn đối tượng cần phân bổ: mã khách, tài khoản, mã ngoại tệ,…
• Kiểu hiển thị:

• • Phiếu chi – Hóa đơn: các chứng từ thanh toán sẽ hiển thị bên trái màn hình phân bổ, còn các hóa đơn sẽ hiển thị ở màn hình bên phải (xem hình).
  • Hóa đơn – Phiếu chi: ngược lại phần 1. Phiếu chi – Hóa đơn.

• Nhấn Nhận.
• Màn hình kết quả lọc:

• Phân bổ bằng cách kéo/thả: chọn chứng từ thanh toán, nhấn và giữ con trỏ rồi kéo thả vào hóa đơn cần phân bổ. Thao tác tương tự cho các hóa đơn khác nếu chứng từ thanh toán vẫn còn số tiền chưa phân bổ hết.
• Phân bổ tự động dựa vào ngày hóa đơn hoặc hạn thanh toán của hóa đơn: chọn tiêu chí phân bổ và nhấn nút Xử lý trên thanh công cụ.

• Sau khi phân bổ, phải tạo chứng từ phân bổ bằng cách nhấn nút Phân bổ trên thanh công cụ:

• • Khai báo một số thông tin cho chứng từ phân bổ (tương tự Mục 1 đầu trang) và nhấn Nhận:

• Kiểm tra chứng từ phân bổ: chứng từ phân bổ được tự động tạo và lưu tại chức năng Mua hàng/ Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn (tương tự như Mục 1), người dùng có thể vào kiểm tra, chỉnh sửa hoặc xóa chứng từ phân bổ.

Chức năng

• Cho phép phân bổ chứng từ thanh toán cho nhiều hóa đơn của nhiều nhà cung cấp khác nhau.
• Sau khi phân bổ, mỗi nhà cung cấp sẽ được tạo ra 1 chứng từ phân bổ tương tự như ở Mục 1. Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn, người dùng có thể vào kiểm tra, chỉnh sửa hoặc xóa chứng từ phân bổ.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Mua hàng\ Xử lý…\ Tạo chứng từ phân bổ…
• Màn hình lọc:

• Nhập các điều kiện lọc mong muốn:

• • Tài khoản: lọc theo tài khoản công nợ của hóa đơn cần phân bổ.
  • Tính số dư: 

0 – Chưa phân bổ hết: lọc các chứng từ thanh toán chưa thực hiện phân bổ hoặc mới phân bổ một phần để tiếp tục phân bổ.

1 – Đã phân bổ hết: lọc các chứng từ thanh toán đã được phân bổ hết để sửa kết quả sau khi phân bổ (nếu cần). Ngoài ra, việc sửa kết quả phân bổ cũng có thể được thực hiện tại chức năng Mua hàng/ Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn (Mục 1 đầu trang).

* – Tất cả: hiển thị cả chứng từ thanh toán đã phân bổ và chưa phân bổ.

• Nhấn Nhận.
• Màn hình kết quả lọc:

• Tích chọn các chứng từ thanh toán cần phân bổ.
• Nhấn biểu tượng Phân bổ trên thanh công cụ. Chương trình yêu cầu cập nhật một số thông tin để tạo chứng từ phân bổ (tương tự Mục 1 đầu trang).

• Nhấn Nhận.
• Kiểm tra chứng từ phân bổ: chứng từ phân bổ được tự động tạo và lưu tại chức năng Mua hàng/ Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn (tương tự như Mục 1), người dùng có thể vào kiểm tra, chỉnh sửa hoặc xóa chứng từ phân bổ.
• Lưu ý:

• • Trường hợp chọn nhiều chứng từ thanh toán cho nhiều nhà cung cấp khác nhau thì mỗi một nhà cung cấp sẽ được tạo riêng 1 chứng từ phân bổ.
  • Tính năng Sửa chứng từ phân bổ trên thanh công cụ: cho phép chọn chứng từ thanh toán đã phân bổ để sửa kết quả phân bổ.

• • Tính năng Thêm mới trên thanh công cụ: cho phép tạo mới chứng từ phân bổ cho chứng từ thanh toán chưa được phân bổ. Thao tác tương tự như Mục 1 – Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn, có thêm tiện ích Thêm phân bổ tự động trên thanh công cụ của thẻ Chi tiết để chương trình tự động chỉ định phân bổ cho các hóa đơn nào.

• • Tính năng Xóa phân bổ trên thanh công cụ: cho phép xóa hàng loạt chứng từ phân bổ bằng cách tích chọn các dòng cần xóa.

Danh sách báo cáo

• Bảng kê công nợ theo hóa đơn.
• Bảng kê chi tiết trả tiền theo hóa đơn.