1. Khai báo thông tin khách hàng

• Vào phân hệ Bán hàng\ Danh mục khách hàng.
• Chọn biểu tượng Mới hoặc Sửa trên thanh công cụ.

• Cập nhật thông tin thư điện tử nhận hoá đơn của người mua tại trường Thư (Email).
• Lưu ý:

• • Trường hợp có nhiều thư điện tử nhận hoá đơn thì nhập cách nhau dấu phẩy.
  • Trường hợp không khai báo tại chức năng này, người dùng có thể khai báo trực tiếp tại màn hình lập chứng từ bán hàng.

2. Cập nhật hoá đơn

• Vào phân hệ Bán hàng\ Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn dịch vụ,…
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Chọn Xác thực = 1 để xác nhận chứng từ cần phát hành hoá đơn điện tử.
• Giải thích thêm một số trường thông tin:

• • Xử lý:
  • 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử khi phát hành.
  • 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn:  hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng bán sau cùng khi lên bản thể hiện hoá đơn điện tử.
  • 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp hoá đơn điện tử và hiển thị thay thế cho dòng thông tin ghi chú tự động khi phát hành hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế (phần lề dưới của bản thể hiện hoá đơn điện tử).
  • Ghi chú: nhập vào ghi chú cho hoá đơn điện tử (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp hoá đơn điện tử khi khai báo tại trường Xử lý = 1 hoặc 2. 
  • Tình trạng: thông tin này hệ thống tự cập nhật, người dùng không được phép sửa. Bao gồm các tình trạng sau: 0 – Chưa xác thực (chưa phát hành), 1 – Chờ xác thực, 2 – Đã xác thực, 3 – Bị điều chỉnh, 4 – Bị thay thế, 8 – Chờ huỷ (xoá bỏ), 9 – Huỷ (xoá bỏ).
  • Thư (Email): trường hợp không khai báo thư điện tử dùng để nhận hoá đơn điện tử tại Danh mục khách hàng thì có thể khai báo tại đây.
  • Mẫu hoá đơn/Ký hiệu hoá đơn/Số hoá đơn: sau khi phát hành hoá đơn điện tử thành công, hệ thống sẽ tự động cập nhật cho các trường thông tin này.

• Lưu ý:

• • Chứng từ yêu cầu phát hành hoá đơn điện tử phải có Trạng thái = 2 – Chuyển sổ cái.
  • Trường hợp có bán hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế, không tính thuế hoặc dịch vụ thu hộ thuế nhà thầu nước ngoài thì phải khai báo và nhập liệu đúng theo các Mã thuế sau (khai báo trong Danh mục thuế suất thuế GTGT):
  • KT: mã thuế cho hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế.
  • KZ: mã thuế cho hàng hoá, dịch vụ không tính thuế.
  • KX: mã thuế cho dịch vụ thu hộ thuế nhà thầu nước ngoài. 
  • Trường Số hoá đơn ở phần Thông tin chung: khi áp dụng hoá đơn điện tử thì thông tin này xem như số chứng từ nội bộ (có thể trùng với số hoá đơn điện tử dự kiến phát hành hoặc theo hệ thống số nội bộ khác). Thông tin chính thức về hoá đơn điện tử sẽ được hiển thị ở thẻ Xác thực sau khi phát hành thành công.
  • Thông tin cập nhật tương tự cho các chứng từ cần phát hành hoá đơn điện tử khác: phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, hoá đơn dịch vụ trả lại nhà cung cấp,…

3. Phát hành hoá đơn điện tử

• Vào phân hệ Bán hàng\ Hoá đơn điện tử…\ Phát hành hoá đơn điện tử.
• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• • Chọn Loại = 1 để phát hành hoá đơn điện tử mới.
  • Lọc ngày chứng từ cần phát hành.
  • Chọn loại chứng từ cần phát hành. Bao gồm các loại chứng từ được phép phát hành hoá đơn điện tử mới sau:
  • Hoá đơn bán hàng.
  • Hoá đơn dịch vụ.
  • Phiếu xuất xuất trả lại nhà cung cấp.
  • Hoá đơn dịch vụ trả lại nhà cung cấp.
  • Hoá đơn giảm giá hàng hoá – dịch vụ: chỉ áp dụng khi phát hành hoá đơn điều chỉnh đối với nghiệp vụ chiết khấu theo kỳ. Khi đó, hệ thống chỉ lọc các chứng từ không có kế thừa dữ liệu từ bất kỳ hoá đơn bán hàng gốc nào để phát hành (xem như phát hành mới, không phải phát hành hoá đơn điều chỉnh vì không chỉ rõ điều chỉnh cho hoá đơn nào).
  • Chọn ký hiệu hoá đơn (Mã quyển) cần phát hành. Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu hoá đơn khai báo mặc định trên Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice (khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn).
  • Nhấn Nhận. 

• Màn hình kết quả lọc: 

• • Xem nội dung hoá đơn trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót (nếu có).
  • Phát hành hoá đơn điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.

• Hoá đơn điện tử sau khi được phát hành sẽ được hệ thống tự động chuyển đến cho người mua thông qua thư điện tử của người mua (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc tại chứng từ bán hàng):

• • Lưu ý:
  • Trường hợp chưa khai báo thư điện tử hoặc vì lý do nào đó người mua không nhân được thư, người bán có thể thực hiện gửi lại thư tại chức năng Bán hàng/ Báo cáo tình trạng hoá đơn (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
  • Trường hợp thư điện tử có thể gửi đi chậm hoặc không gửi được, trước khi thao tác gửi lại, người bán có thể kiểm tra tình trạng gửi thư tại chức năng Đăng ký hoá đơn/ Danh sách hoá đơn chưa gửi thư (trên Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice). 
  • Ngoài hình thức gửi hoá đơn thông qua thư điện tử thì người bán có thể thoả thuận với người mua gửi hoá đơn thông qua các hình thức khác.

• Thông tin hoá đơn điện tử sau khi phát hành thành công sẽ được cập nhật lại cho chứng từ bán hàng gốc:

• Xem bản thể hiện của hoá đơn điện tử: vào phân hệ Bán hàng/ Hoá đơn điện tử…/ Báo cáo tình trạng hoá đơn, đặt con trỏ tại dòng hoá đơn cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.

• Lưu ý chung:

• • Trường hợp chọn ký hiệu hoá đơn (Mã quyển) khi phát hành nhưng ký hiệu này chưa được khai báo tương ứng trên Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice thì hệ thống sẽ cảnh báo và không phát hành. Xem thêm hướng dẫn tại Khai báo phát hành hoá đơn.
  • Trường hợp khi phát hành gặp thông báo sự cố và không phát hành được, kiểm tra thông tin tại trường Tình trạng trên chứng từ gốc, nếu = 1 – Chờ xác thực thì vào chức năng Bán hàng/ Hoá đơn điện tử…/ Kiểm tra trạng thái hoá đơn, chọn chứng từ và nhấn vào biểu tượng Cập nhật trạng thái hoá đơn điện tử trên thanh công cụ. Chứng từ gốc sẽ chuyển sang Tình trạng = 2 – Đã xác thực (nếu đã phát hành thành công) hoặc chuyển về Tình trạng = 0 – Chưa xác thực (để có thể thực hiện phát hành lại).
  • Thông tin hoá đơn điện tử sau khi phát hành (bao gồm tệp dữ liệu XML có giá trị pháp lý theo qui định và bản thể hiện dạng tệp PDF) sẽ được lưu trữ trên hệ thống Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice. Trường hợp người dùng muốn tải về lưu trữ riêng thì vào chức năng Đăng ký hoá đơn/ Báo cáo/ Danh sách hoá đơn (trên Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice) để tải về.
  • Hoá đơn sau khi phát hành thì không được phép xoá chứng từ và chỉ được phép sửa các trường thông tin không liên quan đến dữ liệu trên hoá đơn.
  • Trong một số trường hợp đặc biệt (nếu cần), người dùng có thể đăng nhập vào Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice để nhập liệu và phát hành hoá đơn trực tiếp trên phần mềm này. Hoá đơn sau khi phát hành, người dùng cần phải nhập liệu lại trên Phần mềm Fast Accounting Online để hạch toán và ghi sổ. Lưu ý: trong trường hợp này, chứng từ nhập liệu dưới Phần mềm Fast Accounting Onlien phải chọn Xác thực = 0 – Không để hệ thống không phát hành trùng lắp.