1. Tạo hoá đơn mới

• Vào phân hệ Bán hàng\ Hoá đơn bán hàng, hoá đơn dịch vụ,…
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Thông tin khai báo tại thẻ Xác thực: tương tự như khi Phát hành hoá đơn điện tử mới.
• Lưu ý:

• • Khi phát hiện sai sót trên hoá đơn đã phát hành, tuỳ vào thời điểm phát hiện sai sót (trong cùng ngày, khác ngày cùng tháng, khác tháng), người dùng cần cân nhắc tuỳ chọn phát hành hoá đơn thay thế hay phát hành hoá đơn điều chỉnh để đúng qui định (khuyến nghị sử dụng hóa đơn thay thế chỉ trong trường hợp thay thế cùng ngày để không ảnh hưởng đến về mặt hạch toán kế toán).
  • Trường hợp phát hành hoá đơn thay thế, chứng từ mới cập nhật tại chức năng trên vẫn được hạch toán và ghi sổ bình thường. Vì vậy, để tránh hạch toán trùng lắp, khi phát hành hoá đơn thay thế cần phải chọn Kiểu xử lý = 1 – Bỏ ghi sổ, hạch toán của hoá đơn gốc. Trường hợp đặc biệt chọn Kiểu xử lý = 0 (không bỏ hạch toán của hoá đơn gốc) thì người dùng cần phải thực hiện bút toán điều chỉnh hoặc bút toán huỷ cho hoá đơn bị thay thế tại thời điểm thay thế (không khuyến nghị sử dụng tùy chọn này).
  • Trường hợp vẫn muốn phát hành hóa đơn thay thế nhưng không muốn hạch toán và ghi sổ ở hóa đơn thay thế thì vào chức năng Bán hàng/ Hoá đơn điện tử…/ Hoá đơn thay thế khác để cập nhật. Lưu ý: chức năng này chỉ nhằm mục đích phát hành hoá đơn thay thế, không có hạch toán/ghi sổ và cũng không xoá hạch toán/ghi sổ của hoá đơn bị thay thế. Vì vậy, tuỳ vào nội dung thay thế, người dùng có thể phải lập thêm bút toán điều chỉnh (nếu có thay đổi về mặt giá trị). 

2. Khai báo hoá đơn thay thế

• Vào phân hệ Bán hàng\ Hoá đơn điện tử…\ Cập nhật hoá đơn thay thế.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Chọn số chứng từ bị thay thế và số chứng từ thay thế mới.
• Lưu ý:

• • Chương trình chỉ lọc các số chứng từ bị thay thế là các hoá đơn đã được phát hành trước đó (có Tình trạng = 2 – Đã xác thực).
  • Trường hợp cập nhật chứng từ mới thay thế tại chức năng Bán hàng/ Hoá đơn điện tử…/ Hoá đơn thay thế khác (chức năng không hạch toán/ghi sổ) thì không phải khai báo tại bước này. Khi phát hành hoá đơn điện tử thay thế, chỉ cần chọn Mã chứng từ = HD7 – Hoá đơn thay thế.

• Nhấn Lưu.

3. Phát hành hoá đơn điện tử thay thế

• Vào phân hệ Bán hàng\ Hoá đơn điện tử…\ Phát hành hoá đơn điện tử.
• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• • Chọn Loại = 3 để phát hành hoá đơn điện tử thay thế.
  • Lọc ngày chứng từ cần phát hành.
  • Chọn loại chứng từ cần phát hành.
  • Chọn ký hiệu hoá đơn cần phát hành (Mã quyển). Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu hoá đơn khai báo mặc định trên Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice (khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn).
  • Nhấn Nhận. 

• Màn hình kết quả lọc: 

• • Xem nội dung hoá đơn trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. 
  • Phát hành hoá đơn điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ, hệ thống sẽ yêu cầu chọn Kiểu xử lý (xem Lưu ý – Mục 1. Cập nhật hoá đơn mới) và xác nhận lại bằng mật khẩu đăng nhập chương trình trước khi phát hành.
•  
  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.

• Hoá đơn điện tử sau khi được phát hành sẽ được hệ thống tự động chuyển đến cho người mua thông qua thư điện tử của người mua (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc tại chứng từ nhập liệu).
• Thông tin hoá đơn điện tử sau khi phát hành thành công sẽ được cập nhật lại cho chứng từ gốc (riêng hoá đơn bị thay thế sẽ được cập nhật lại Tình trạng = 4 – Bị thay thế):

• Xem bản thể hiện của hoá đơn điện tử: vào phân hệ Bán hàng/ Hoá đơn điện tử…/ Báo cáo tình trạng hoá đơn, đặt con trỏ tại dòng hoá đơn cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.

• Lưu ý:

• • Phần thông tin ghi chú thay thế tô khung đỏ cuối bản thể hiện của hoá đơn điện tử (xem hình) được hệ thống tự động sinh ra. Trường hợp muốn tự nhập (không muốn hệ thống tự động tạo) thì khi nhập chứng từ mới thay thế, tại thẻ Xác thực, chọn Xử lý = 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn hoặc = 2 – Thay thế dòng điều chỉnh và nhập thông tin thay thế vào trường Ghi chú. Trong trường hợp này, người dùng tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin ghi chú.
  • Trường hợp hóa đơn thay thế vẫn bị sai sót thì không được phát hành hóa đơn điều chỉnh mà phải phát hành hóa đơn thay thế mới cho nó.
  • Không được phép thay thế cho hóa đơn điều chỉnh.
  • Theo qui định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị không phải gửi thông tin hóa đơn bị thay thế lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Tuy nhiên, nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp vào thực hiện tại chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm Fast e-Invoice (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
  • Ngoài việc thực hiện thông báo sai sót (TBSS) tại chức năng trên, chương trình còn cho phép tự động gửi TBSS ngay sau khi phát hành hóa đơn thay thế (liên hệ nhân viên tư vấn Fast Accounting Online để được hỗ trợ khai báo sử dụng tiện ích này).
  • Lưu ý:
    • TBSS sau khi tạo tự động sẽ được chuyển vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm Fast e-Invoice để lưu trữ (người dùng có thể vào xem trạng thái phản hồi từ cơ quan thuế tại chức năng này).