1. Tạo phiếu xuất thay thế

• Vào phân hệ Tồn kho\ Phiếu xuất kho, Phiếu xuất điều chuyển,…
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Thông tin khai báo tại thẻ Xác thực, thẻ Khác: tương tự như khi Phát hành phiếu xuất kho điện tử.
• Lưu ý:

• • Khi phát hiện sai sót trên phiếu xuất đã phát hành, tuỳ vào thời điểm phát hiện sai sót (trong cùng ngày, khác ngày cùng tháng, khác tháng), người dùng cần cân nhắc tuỳ chọn phát hành phiếu xuất thay thế hay phát hành phiếu xuất điều chỉnh để đúng qui định.

2. Khai báo phiếu xuất thay thế và bị thay thế

• Vào phân hệ Tồn kho\ Hóa đơn điện tử…\ Cập nhật phiếu xuất thay thế.
• Màn hình điều kiện lọc:

• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Số chứng từ: chọn số phiếu xuất bị thay thế;
• Số thay thế: chọn phiếu xuất thay thế mới.
• Lưu ý:

• • Chương trình chỉ lọc các phiếu xuất bị thay thế là các phiếu xuất đã được phát hành trước đó (có Tình trạng = 2 – Đã xác thực).

• Nhấn Lưu.

3. Phát hành phiếu xuất kho điện tử thay thế

• Vào phân hệ Tồn kho\ Hóa đơn điện tử…\ Phát hành phiếu xuất.
• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• • Chọn Loại = 3 để phát hành phiếu xuất thay thế.
  • Lọc ngày chứng từ cần phát hành.
  • Chọn loại chứng từ cần phát hành.
  • Chọn ký hiệu hoá đơn cần phát hành (Mã quyển). Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu hoá đơn khai báo mặc định trên Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice (khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn).
  • Nhấn Nhận. 

• Màn hình kết quả lọc: 

• • Xem nội dung phiếu xuất trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. 
  • Phát hành phiếu xuất thay thế: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ và xác nhận lại bằng mật khẩu đăng nhập chương trình trước khi phát hành.
  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.

• Phiếu xuất điện tử sau khi được phát hành sẽ được hệ thống tự động chuyển đến cho người nhận thông qua thư điện tử (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc tại chứng từ nhập liệu).
• Thông tin phiếu xuất điện tử sau khi phát hành thành công sẽ được cập nhật lại cho chứng từ gốc (riêng phiếu xuất bị thay thế sẽ được cập nhật lại Tình trạng = 4 – Bị thay thế):

• Xem bản thể hiện của phiếu xuất điện tử: vào phân hệ Tồn kho\ Hóa đơn điện tử…\ Báo cáo tình trạng xác thực chứng từ, đặt con trỏ tại dòng chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.

• Lưu ý:

• • Phần thông tin ghi chú thay thế tô khung đỏ cuối bản thể hiện của phiếu xuất điện tử (xem hình) được hệ thống tự động sinh ra. Trường hợp muốn tự nhập (không muốn hệ thống tự động tạo) thì khi nhập chứng từ mới thay thế, tại thẻ Xác thực, chọn Xử lý = 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn hoặc = 2 – Thay thế dòng điều chỉnh và nhập thông tin thay thế vào trường Ghi chú. Trong trường hợp này, người dùng tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin ghi chú.
  • Không được phép thay thế cho phiếu xuất điều chỉnh.
  • Trường hợp phiếu xuất thay thế vẫn bị sai sót thì không được phát hành phiếu xuất điều chỉnh mà phải phát hành phiếu xuất thay thế mới cho nó.
  • Theo qui định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị không phải gửi thông tin phiếu xuất bị thay thế lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Tuy nhiên, nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp vào thực hiện tại chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm Fast e-Invoice (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
  • Ngoài việc thực hiện thông báo sai sót (TBSS) tại chức năng trên, chương trình còn cho phép tự động gửi TBSS ngay sau khi phát hành phiếu xuất thay thế (liên hệ nhân viên tư vấn Fast Accounting Online để được hỗ trợ khai báo sử dụng tiện ích này).
  • Lưu ý:
    • TBSS sau khi tạo tự động sẽ được chuyển vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm Fast e-Invoice để lưu trữ (người dùng có thể vào xem trạng thái phản hồi từ cơ quan thuế tại chức năng này).