1. Khai báo phát hành hoá đơn

• Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây.
• Lưu ý: khi tạo ký hiệu phiếu xuất, tại trường Loại sử dụng chọn loại 2 – Phát hành phiếu xuất.

2. Phát hành phiếu xuất kho điện tử

2.1. Tạo phiếu xuất kho điều chuyển

• Vào phân hệ Tồn kho\ Phiếu xuất điều chuyển, Phiếu xuất kho
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Chọn Xác thực = 1 để xác nhận chứng từ cần phát hành phiếu xuất điện tử.
• Giải thích thêm một số trường thông tin:
  • Xử lý:
  • 0 – Không xử lý: hệ thống sẽ không đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp phiếu xuất điện tử khi phát hành.
  • 1 – Thêm vào chi tiết phiếu xuất:  hệ thống sẽ đưa giá trị nhập tại trường Ghi chú vào tệp phiếu xuất điện tử và hiển thị ngay dưới dòng hàng bán sau cùng khi lên bản thể hiện phiếu xuất điện tử.
  • 2 – Thay thế dòng điều chỉnh: tuỳ chọn này không áp dụng đối với phiếu xuất điện tử.
  • Ghi chú: nhập vào ghi chú cho phiếu xuất điện tử (nếu có). Lưu ý: thông tin ghi chú chỉ được đưa vào tệp phiếu xuất điện tử khi khai báo tại trường Xử lý = 1. 
  • Tình trạng: thông tin này hệ thống tự cập nhật, người dùng không được phép sửa. Bao gồm các tình trạng sau: 0 – Chưa xác thực (chưa phát hành), 1 – Chờ xác thực, 2 – Đã xác thực, 8 – Chờ huỷ (xoá bỏ), 9 – Huỷ (xoá bỏ).
  • Thư (Email): trường hợp không khai báo thư điện tử dùng để nhận phiếu xuất điện tử tại Danh mục khách hàng thì có thể khai báo tại đây.
  • Mẫu hoá đơn/Ký hiệu/Số chứng từ: sau khi phát hành phiếu xuất điện tử thành công, hệ thống sẽ tự động cập nhật cho các trường thông tin này.
• Khai báo các thông tin thẻ Khác:

• • Các thông tin cần phải khai báo: số lệnh/hợp đồng, ngày, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, xuất tại kho, nhập tại kho, đơn vị nhận.

• Lưu ý:

• • Chứng từ yêu cầu phát hành phiếu xuất điện tử phải có Trạng thái = 2 – Chuyển sổ cái.

2.2. Phát hành phiếu xuất kho điện tử

• Vào phân hệ Tồn kho\ Hoá đơn điện tử…\ Phát hành phiếu xuất.
• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• Chọn Loại = 1 để phát hành phiếu xuất điện tử.
• Lọc ngày chứng từ cần phát hành.
• Chọn loại chứng từ cần phát hành, bao gồm: Phiếu xuất kho và Phiếu xuất điều chuyển.
• Chọn ký hiệu phiếu xuất (Mã quyển) cần phát hành. Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu phiếu xuất khai báo mặc định trên Phần mềm phát hành phiếu xuất điện tử Fast e-Invoice (khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn).
• Nhấn Nhận. 
• Màn hình kết quả lọc: 

• • Xem nội dung phiếu xuất trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. Khuyến nghị người dùng sử dụng tính năng này nhằm hạn chế sai sót (nếu có).
  • Phát hành phiếu xuất điện tử: chọn các chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành phiếu xuất điện tử.

• Phiếu xuất điện tử sau khi được phát hành sẽ được hệ thống tự động chuyển đến người nhận thông qua thư điện tử (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc tại chứng từ xuất):

• • Lưu ý:
  • Trường hợp chưa khai báo thư điện tử hoặc vì lý do nào đó người nhận hàng không nhân được thư, người xuất có thể thực hiện gửi lại thư tại chức năng Tồn kho/ Hoá đơn điện tử…/ Báo cáo tình trạng xác thực chứng từ.
  • Trường hợp thư điện tử có thể gửi đi chậm hoặc không gửi được, trước khi thao tác gửi lại, người xuất có thể kiểm tra tình trạng gửi thư tại chức năng Đăng ký hoá đơn/ Danh sách hoá đơn chưa gửi thư (trên Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice). 
  • Ngoài hình thức gửi phiếu xuất thông qua thư điện tử thì người xuất có thể thoả thuận với người nhận gửi phiếu xuất thông qua các hình thức khác.

• Thông tin phiếu xuất điện tử sau khi phát hành thành công sẽ được cập nhật lại cho chứng từ xuất gốc.

• Xem bản thể hiện của phiếu xuất điện tử: vào phân hệ Tồn kho/ Hoá đơn điện tử…/ Báo cáo tình trạng xác thực chứng từ, đặt con trỏ tại dòng phiếu xuất cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.

• Lưu ý chung:

• • Trường hợp chọn ký hiệu phiếu xuất (Mã quyển) khi phát hành nhưng ký hiệu này chưa được khai báo tương ứng trên Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice thì hệ thống sẽ cảnh báo và không phát hành. Xem thêm hướng dẫn tại Khai báo phát hành hoá đơn.
  • Trường hợp khi phát hành gặp thông báo sự cố và không phát hành được, kiểm tra thông tin tại trường Tình trạng trên chứng từ gốc, nếu = 1 – Chờ xác thực thì vào chức năng Tồn kho/ Hoá đơn điện tử…/ Kiểm tra tình trạng phát hành, chọn chứng từ và nhấn vào biểu tượng Cập nhật trạng thái chứng từ trên thanh công cụ. Chứng từ gốc sẽ chuyển sang Tình trạng = 2 – Đã xác thực (nếu đã phát hành thành công) hoặc chuyển về Tình trạng = 0 – Chưa xác thực (để có thể thực hiện phát hành lại).
  • Thông tin phiếu xuất điện tử sau khi phát hành (bao gồm tệp dữ liệu XML có giá trị pháp lý theo qui định và bản thể hiện dạng tệp PDF) sẽ được lưu trữ trên hệ thống Phần mềm phát hành phiếu xuất điện tử Fast e-Invoice. Trường hợp người dùng muốn tải về lưu trữ riêng thì vào chức năng Đăng ký hoá đơn/ Báo cáo/ Danh sách phiếu xuất (trên Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice) để tải về.
  • Phiếu xuất sau khi phát hành thì không được phép xoá chứng từ và chỉ được phép sửa các trường thông tin không liên quan đến dữ liệu trên phiếu xuất.
  • Trong một số trường hợp đặc biệt (nếu cần), người dùng có thể đăng nhập vào Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice để nhập liệu và phát hành phiếu xuất trực tiếp trên phần mềm này. Phiếu xuất sau khi phát hành, người dùng cần phải nhập liệu lại trên Phần mềm Fast Accounting Online để hạch toán và ghi sổ. Lưu ý: trong trường hợp này, chứng từ nhập liệu dưới Phần mềm Fast Accounting Onlien phải chọn Xác thực = 0 – Không để hệ thống không phát hành trùng lắp.

3. Huỷ phiếu xuất kho điện tử đã phát hành

• Vào phân hệ Tồn kho\ Hoá đơn điện tử…\ Phát hành phiếu xuất.
• Khai báo thông tin lọc phiếu xuất cần huỷ (xoá bỏ):

• • Chọn Loại = 9 để huỷ phiếu xuất điện tử đã phát hành.
  • Lọc ngày phiếu xuất cần huỷ.
  • Chọn loại chứng từ cần huỷ.
  • Nhấn Nhận.  

• Màn hình kết quả lọc: 

• • Huỷ phiếu xuất điện tử: chọn chứng từ cần huỷ, nhấn vào biểu tượng Huỷ chứng từ trên thanh công cụ, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận lại bằng mật khẩu đăng nhập chương trình trước khi huỷ.

Kiểu xử lý = 1 – Bỏ ghi sổ, hạch toán của hoá đơn gốc: hệ thống sẽ tự động xóa tất cả các bút toán hạch toán và ghi sổ liên quan.  Lưu ý: chứng từ bị huỷ vẫn hiển thị trên chương trình (chỉ là không lên báo cáo, sổ sách kế toán).

Kiểu xử lý = 0 – Không bỏ ghi sổ, hạch toán của hoá đơn gốc: hệ thống sẽ không xoá bút toán hạch toán và ghi sổ của chứng từ bị huỷ. Khi đó, người dùng cần phải thực hiện bút toán điều chỉnh/huỷ tương ứng.

Số biên bản/Ngày biên bản/Lý do: nhập vào thông tin biên bản hủy. 

• Phiếu xuất điện tử sau khi huỷ sẽ được thông báo đến người nhận thông qua thư điện tử và được cập nhật lại trên chứng từ gốc Tình trạng = 9 – Huỷ:

• Lưu ý:

• • Hệ thống sẽ xoá toàn bộ các bút toán hạch toán/ghi sổ (nếu có) của phiếu xuất bị huỷ.
  • Sau khi xóa bỏ/hủy phiếu xuất xong, theo qui định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị phải gửi thông tin phiếu xuất bị xóa bỏ/hủy lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Thực hiện tại chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm Fast e-Invoice (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
  • Ngoài việc thực hiện thông báo sai sót (TBSS) tại chức năng trên, chương trình còn cho phép tự động gửi TBSS ngay sau khi thực hiện hủy phiếu xuất (liên hệ nhân viên tư vấn Fast Accounting Online để được hỗ trợ khai báo sử dụng tiện ích này).
  • Lưu ý:
    • Khi sử dụng tiện ích trên, nếu các phiếu xuất cần hủy có lý do hủy riêng thì phải thực hiện hủy lần lượt từng phiếu xuất. Trường hợp, chọn nhiều phiếu xuất thực hiện hủy cùng lúc thì xem như có cùng lý do hủy.
    • TBSS sau khi tạo tự động sẽ được chuyển vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm Fast e-Invoice để lưu trữ (người dùng có thể vào xem trạng thái phản hồi từ cơ quan thuế tại chức năng này). 

4. Chuyển đổi phiếu xuất kho điện tử sang chứng từ giấy

• Vào phân hệ Tồn kho\ Hoá đơn điện tử…\ Báo cáo tình trạng xác thực chứng từ.
• Lọc các phiếu xuất đã phát hành:

• Chọn phiếu xuất cần chuyển đổi và nhấn vào biểu tượng Chuyển đổi trên thanh công cụ, hệ thống yêu cầu nhập thông tin Người chuyển đổi và xác nhận lại bằng mật khẩu đăng nhập chương trình:

• Kết quả chuyển đổi được thể hiện dưới dạng tệp PDF như sau:

5. Báo cáo phiếu xuất kho điện tử

5.1. Báo cáo tình trạng xác thực chứng từ

• Vào phân hệ Tồn kho/ Hoá đơn điện tử…/ Báo cáo tình trạng xác thực chứng từ.

• Lọc thông tin cần lên báo cáo:

• Kết quả báo cáo: 

• Giải thích một số tính năng trên thanh công cụ tại màn hình kết quả báo cáo:

• • Gửi lại thông tin qua thư điện tử: cho phép gửi lại thông tin phiếu xuất điện tử qua thư điện tử cho người nhận.
  • Thay đổi thông tin thư điện tử: trường hợp địa chỉ thư điện tử của người nhận hệ thống ghi nhận khi phát hành bị sai, muốn gửi lại theo địa chỉ thư điện tử mới thì sử dụng tính năng này.
  • Xem bản thể hiện phiếu xuất điện tử: cho phép xem bản thể hiện phiếu xuất điện tử dưới dạng tệp PDF.
  • Chuyển đổi phiếu xuất điện tử: cho phép chuyển đổi phiếu xuất điện tử sang chứng từ giấy theo qui định. Nhập vào tên người chuyển đổi và xác nhận lại mật khẩu đăng nhập khi thực hiện.

5.2. Báo cáo phiếu xuất huỷ

• Vào phân hệ Tồn kho/ Hoá đơn điện tử…/ Báo cáo phiếu xuất huỷ.

• Lọc thông tin cần lên báo cáo:

• Kết quả báo cáo: 

5.3. Kiểm tra tình trạng phát hành

• Vào phân hệ Tồn kho/ Hoá đơn điện tử…/ Kiểm tra tình trạng phát hành.
• Lọc thông tin cần kiểm tra:

• Kết quả kiểm tra: hiển thị các phiếu xuất chưa được phát hành hoặc phát hành không thành công (có Trạng thái = Chờ xác thực) (nếu có).

• Cập nhật trạng thái hoá đơn điện tử: chọn hoá đơn cần cập nhật, nhấn vào biểu tượng Cập nhật trạng thái chứng từ trên thanh công cụ, kết quả xử lý:

• • Nếu phiếu xuất đã được phát hành thành công thì sẽ được chuyển sang Trạng thái = Đã xác thực.
  • Nếu phiếu xuất vẫn chưa phát hành được thì sẽ được chuyển về Trạng thái = Chưa xác thực. Tại trạng thái này, người dùng mới có thể vào chức năng Phát hành phiếu xuất để lọc và phát hành lại.