Chức năng

• Chức năng này dùng để truy vấn những thông tin liên quan số dư và dữ liệu hạch toán các tài khoản đã được tổng hợp trên bảng cân đối phát sinh các kỳ với mục tiêu hỗ trợ người dùng khai thác tối đa nguồn dữ liệu tài chính.
• Với khả năng truy vấn mạnh mẽ, cho phép người dùng thực hiện các truy vấn phức tạp để tìm kiếm dữ liệu cụ thể. Doanh nghiệp chủ động khai thác dữ liệu, từ đó phân tích nhanh chóng và hỗ trợ đưa ra các quyết định kịp thời trong các tình huống kinh doanh:

• • Hỗ trợ nhiều tiêu chí lọc và tìm kiếm khác nhau, giúp việc truy xuất dữ liệu trở nên dễ dàng và chính xác.
  • Tính tùy biến cao: Người dùng có thể tùy chỉnh các tiêu chí truy vấn và báo cáo theo ý tưởng phân tích riêng của người dùng. Người dùng có thể tạo các mẫu báo cáo tùy chỉnh để truy vấn dữ liệu hạch toán của các chứng từ phát sinh.
  • Giao diện thân thiện: Giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng, hướng tới hỗ trợ người dùng không chuyên về công nghệ cũng có thể dễ dàng sử dụng.
  • Thao tác tạo truy vấn dễ dàng: Các trường thông tin có thể được “kéo thả” vào khu vực “Danh sách điều kiện lọc” để làm điều kiện lọc hoặc vào khu vực “Số liệu” để tạo cấu trúc dữ liệu đầu ra.
  • Khả năng hiệu chỉnh nhanh: Sau khi tạo mẫu truy vấn, người dùng có thể xem kết quả và thiết kế lại truy vấn ngay tại màn hình, không phụ thuộc các thao tác kỹ thuật phức tạp.
  • Hỗ trợ tạo biểu đồ, giúp minh họa dữ liệu một cách trực quan, sinh động và dễ hiểu.
  • Hỗ trợ kết xuất kết quả dạng bảng tính.

Hướng dẫn thực hiện

Tạo truy vấn đơn giản

• Vào chức năng Tổng hợp\ Báo cáo tài chính\ Truy vấn số dư, phát sinh các tài khoản.
• Nhấn Mới trên thanh công cụ để tạo mẫu truy vấn riêng. Nếu chương trình đang có điều kiện của mẫu ngầm định, người dùng nhấn để điều kiện ngầm định mất đi, nhằm thêm điều kiện mới vào. 

• Trong mẫu mới sẽ mặc nhiên sẵn các trường và khai báo, phần này người dùng chỉ cần nhập giá trị điều kiện lọc mong muốn.

• Xác định đối tượng truy vấn trong các nhóm thông tin:

• • Thông tin chung: bao gồm các thông tin như Tài khoản, Tên tài khoản.
  • Dữ liệu: Bao gồm các thông tin số dư và tổng hợp phát sinh tài khoản theo ngoại tệ và tiền hạch toán (Dư nợ đầu kỳ nt, Dư có đầu nt, Phát sinh nợ nt, Phát sinh có nt, Dư nợ cuối kỳ nt, Dư có cuối kỳ nt, Dư nợ đầu kỳ, Dư có đầu kỳ, Phát sinh nợ, Phát sinh có, Dư nợ cuối kỳ, Dư có cuối kỳ).

• Người dùng cần dùng chuột nhấn mở rộng các nhóm dữ liệu và nhấn kéo thả các trường thông tin vào khu vực “Danh sách điều kiện lọc” làm điều kiện lọc cho mẫu báo cáo truy vấn hoặc kéo thả các trường thông tin vào khu vực “Số liệu” để tạo cấu trúc dữ liệu đầu ra. Ví dụ kéo thả thông tin mã tài khoản như trong hình sau:

• Để đưa thông tin vào điều kiện truy vấn, nhấn chuột vào thông tin cần truy vấn, kéo và thả các trường thông tin vào khu vực “Danh sách điều kiện lọc” làm điều kiện lọc.
• Sau đó, nhấn vào danh sách đổ xuống, để chọn toán tử và nhập giá trị điều kiện lọc tương ứng.

• Với các điều kiện phức tạp hơn, xem hướng dẫn “Cách kết hợp điều kiện lọc” phía dưới.
• Để tạo cấu trúc đầu ra của truy vấn, nhấn kéo thả các trường thông tin vào khu vực “Số liệu” để tạo cấu trúc dữ liệu đầu ra.
• Để xem “Số liệu” bên dưới, chọn nút “Xem” trên thanh công cụ. Số liệu sẽ được kết xuất tại “Số liệu” tương ứng với điều kiện lọc đã nhập.
• Chỉnh sửa truy vấn: Khi nhấn xem, nút “Thiết kế” sẽ xuất hiện, nếu kết quả chưa đáp ứng mong muốn, nhấn “Thiết kế” để nhập thông tin trở lại hoặc khai báo cấu trúc đầu ra như bước trước.

• Nếu muốn tạo nhóm (hoặc chi tiết) trong cấu trúc đầu ra, khi kéo đối tượng vào khu vực dữ liệu đầu ra, có thể thả vị trí nhóm (hay chi tiết). Ví dụ, thêm mã kho vào vị trí nhóm, người dùng kéo thả như hình dưới:

• Hoặc các dữ liệu đã có trong chi tiết, nhưng muốn thể hiện trong nhóm, nhấn và kéo đối tượng từ khu vực dữ liệu chi tiết sang vị trí nhóm.
• Vẽ đồ thị: Quét chọn vùng vẽ đồ thị để vẽ đồ thị cho dữ liệu truy vấn: dùng chuột quét khối kết quả vùng “Số liệu”. Các cột có giá trị số sẽ được dùng để so sánh (trục tung), các cột có giá trị chuỗi sẽ dùng trong trục hoành.

• Nếu truy vấn đã đáp ứng được nhu cầu sử dụng của người dùng, để lưu lại và sử dụng trong các lần tiếp sau, chọn nhấn nút “Lưu mới” (hoặc “Lưu” trong trường hợp sửa mẫu truy vấn đã có)  trên thanh công cụ…
• Nhập tên truy vấn và nhấn “Nhận”.

Cách kết hợp điều kiện lọc

• Với thông tin cần truy vấn, người dùng có nhiều cách để kết hợp thành điều kiện lọc. Ví dụ: Muốn xem cân đối phát sinh, các tài khoản bắt đầu bằng các ký tự là “642PL”, phát sinh nợ lớn hơn 1.000.000.000 và phát sinh có nhỏ hơn 2.000.000.000, có thể nhập các dòng (điều kiện + tên trường + toán tử + giá trị) lần lượt như hình sau:

Một số thao tác khác

• Xem, kết xuất thông tin dưới dạng tệp bảng tính: Nhấn biểu tượng “Kết xuất”: hỗ trợ kết xuất dưới dạng bảng tính để người dùng sử dụng tiếp sau nếu cần thiết.

• Sao chép: Muốn sử dụng mẫu có sẵn, nhấn “Sao chép” để sao chép mẫu thành mẫu riêng mới.
• Xóa mẫu: Chọn để xóa mẫu hiện thời.
• Thiết lập mẫu ngầm định: Chương trình cho phép chọn một mẫu trong danh sách và nhấn để thiết lập hoặc bỏ thiết lập mẫu ngầm định cho từng người dùng đăng nhập.
• Danh sách mẫu: Chương trình thể hiện thành danh sách các mẫu (tại góc trên bên phải màn hình) để người dùng lựa chọn. Nếu không phải mẫu chung, chỉ có người dùng đã tạo mẫu mới được chọn.