1. Tạo phiếu xuất điều chỉnh

• Vào phân hệ Tồn kho\ Hóa đơn điện tử…\ Phiếu xuất điều chỉnh thông tin.
• Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

• Lấy số liệu: chọn phiếu xuất kho, phiếu xuất điều chuyển cần điều chỉnh.
• Chọn Trạng thái = 1 – Điều chỉnh.
• Thông tin khai báo tại thẻ Xác thực, thẻ Khác: tương tự như khi Phát hành phiếu xuất kho điện tử.
• Lưu ý:

• • Khi nhập liệu, phiếu xuất điều chỉnh phải được kế thừa số liệu từ các phiếu xuất đã được phát hành trước đó (tức Tình trạng = 2 – Đã xác thực) và chỉ được phép kế thừa từ một phiếu xuất. Hệ thống sẽ cảnh báo và không phát hành đối với các chứng từ nhập liệu không chỉ rõ cho phiếu xuất đã xác thực nào.
  • Nhập liệu tại phiếu xuất điều chỉnh này chỉ cho mục đích phát hành phiếu xuất điện tử, không hạch toán, ghi sổ kế toán.

2. Phát hành phiếu xuất kho điện tử điều chỉnh

• Vào phân hệ Tồn kho\ Hóa đơn điện tử…\ Phát hành phiếu xuất.

• Khai báo thông tin lọc chứng từ cần phát hành:

• • Chọn Loại = 2 để phát hành phiếu xuất điều chỉnh.
  • Lọc ngày chứng từ cần phát hành.
  • Chọn loại chứng từ cần phát hành: phiếu xuất điều chỉnh thông tin.
  • Chọn ký hiệu hoá đơn cần phát hành (Mã quyển). Trường hợp không chọn, hệ thống sẽ phát hành theo ký hiệu hoá đơn khai báo mặc định trên Phần mềm phát hành hoá đơn điện tử Fast e-Invoice (khai báo tại chức năng Khai báo sử dụng hoá đơn).
  • Nhấn Nhận. 

• Màn hình kết quả lọc: chỉ hiển thị các chứng từ có Trạng thái = 1 – Điều chỉnh.

• • Xem nội dung phiếu xuất trước khi phát hành: chọn chứng từ cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ. 
  • Phát hành phiếu xuất điều chỉnh: chọn chứng từ cần phát hành, nhấn vào biểu tượng Phát hành… trên thanh công cụ.
  • Yêu cầu ký số: nếu Doanh nghiệp sử dụng loại chữ ký số là USB Token thì phải gắn USB vào máy tính để ký số. Trường hợp, sử dụng loại chữ ký số là HSM (Hardware Security Module) thì hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành phát hành hoá đơn điện tử.

• Phiếu xuất điều chỉnh sau khi được phát hành sẽ được hệ thống tự động chuyển đến cho người nhận thông qua thư điện tử (khai báo trong Danh mục khách hàng hoặc tại chứng từ nhập liệu).
• Thông tin phiếu xuất điện tử sau khi phát hành thành công sẽ được cập nhật lại cho chứng từ điều chỉnh gốc (riêng phiếu xuất bị điều chỉnh sẽ được cập nhật lại Tình trạng = 3 – Bị điều chỉnh):

• Xem bản thể hiện của phiếu xuất điện tử: vào phân hệ Tồn kho\ Hóa đơn điện tử…\ Báo cáo tình trạng xác thực chứng từ, đặt con trỏ tại dòng phiếu xuất cần xem và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.

• Lưu ý:

• • Phần thông tin ghi chú điều chỉnh tô khung đỏ cuối bản thể hiện của phiếu xuất điện tử (xem hình) được hệ thống tự động sinh ra. Trường hợp muốn tự nhập (không muốn hệ thống tự động tạo) thì khi nhập chứng từ điều chỉnh, tại thẻ Xác thực, chọn Xử lý = 1 – Thêm vào chi tiết hoá đơn hoặc = 2 – Thay thế dòng điều chỉnh và nhập thông tin điều chỉnh vào trường Ghi chú. Trong trường hợp này, người dùng tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin ghi chú.
  • Phiếu xuất bị điều chỉnh thì sẽ không được phép thực hiện huỷ hoặc thay thế phiếu xuất khác.
  • Trường hợp phiếu xuất điều chỉnh vẫn có sai sót cần điều chỉnh thì tiếp tục phát hành phiếu xuất điều chỉnh mới điều chỉnh cho phiếu xuất gốc.
  • Không được phép điều chỉnh cho phiếu xuất điều chỉnh, điều chỉnh cho phiếu xuất thay thế.
  • Theo qui định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị không phải gửi thông tin phiếu xuất bị điều chỉnh lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Tuy nhiên, nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp vào thực hiện tại chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm Fast e-Invoice (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).
  • Ngoài việc thực hiện thông báo sai sót (TBSS) tại chức năng trên, chương trình còn cho phép tự động gửi TBSS ngay sau khi phát hành phiếu xuất điều chỉnh (liên hệ nhân viên tư vấn Fast Accounting Online để được hỗ trợ khai báo sử dụng tiện ích này).
  • Lưu ý:
    • TBSS sau khi tạo tự động sẽ được chuyển vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm Fast e-Invoice để lưu trữ (người dùng có thể vào xem trạng thái phản hồi từ cơ quan thuế tại chức năng này).